Guía de uso de las funciones del sistema para usuarios finales.
¿Quién puede usarlo? Todos.
¿Dónde está? Página de inicio del sistema (pantalla de login).
¿Qué puedo hacer? 1. Ingresa tu nombre de usuario y contraseña y pulsa Acceder. 2. Si olvidaste tu contraseña, usa el enlace "¿Olvidaste tu contraseña?": recibirás un correo con un enlace para crear una nueva. 3. En el panel derecho de la pantalla encontrarás 3 accesos rápidos (se abren en una pestaña nueva, sin necesidad de iniciar sesión): - Manual de Usuario — este documento. - Imagen Corporativa — logos, plantillas y manual de marca (SharePoint). - Sistema de Gestión de Calidad — procesos, formatos y documentos (SharePoint).
En celulares el panel de accesos rápidos se oculta y solo se muestra el formulario de ingreso.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Todos los usuarios con sesión iniciada.
¿Dónde está? Menú desplegable de tu nombre, esquina superior derecha.
¿Qué puedo hacer? 1. Cambio de Contraseña — cambia tu contraseña actual. Hazlo apenas recibas una contraseña temporal del administrador. 2. Mi Firma — sube la imagen de tu firma. Es obligatoria para notificar o aprobar informes de gestión y aparece en los PDF oficiales (siempre con protección contra copia). 3. Conexión Excel / API — muestra tu token personal para conectar Excel (Power Query) con los reportes del sistema, con instrucciones paso a paso y la lista de reportes y filtros disponibles. Trata el token como una contraseña; puedes regenerarlo si sospechas que se filtró.
Última actualización: Julio 2026
En la barra superior, junto a tu nombre de usuario, está la campanita de notificaciones (🔔). El sistema te avisa ahí de los eventos que te involucran, sin necesidad de revisar el correo.
| Evento | Quién lo recibe |
|---|---|
| Un contratista envía su informe de gestión a revisión | El coordinador que aprueba |
| Tu informe de gestión es aprobado o rechazado | El contratista dueño del informe |
| Te asignan una PQRSF como responsable | El profesional asignado |
| Se cierra una PQRSF que tú registraste | Quien la registró |
| Alguien se postula a una vacante | Todo el equipo de Talento Humano |
| Tu cuenta de usuario es creada | Tú (bienvenida, en tu primer ingreso) |
| Un contrato a tu cargo vence en 30, 15 o 7 días | El coordinador del contrato |
| Hay préstamos de inventario sin devolver | El equipo de Talento Humano |
| Una solicitud de compra se envía a aprobación | El profesional que aprueba |
| Tu solicitud de compra es aprobada o rechazada | El solicitante y el profesional administrativo |
| Una orden de compra se envía a aprobación | El profesional que aprueba |
| Una orden de compra es aprobada o rechazada | El profesional administrativo |
| Un acta de entrega se envía a revisión | El profesional que recibe |
| Un acta de entrega es aprobada o rechazada | El profesional que entrega |
| Se te reporta una Salida No Conforme | El contratista reportado |
| Se cierra una Salida No Conforme que reportaste | Quien la reportó |
Nunca recibirás notificaciones de tus propias acciones.
¿Por qué no me llegó una notificación de algo que yo mismo hice? Es intencional: el sistema no notifica al autor de la acción.
¿Las notificaciones reemplazan los correos? No — los correos de aprobación/notificación siguen enviándose igual; la campanita es un canal adicional dentro del sistema.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Contratistas (elaboran) y coordinadores (aprueban).
¿Dónde está? Mi Panel → Informes de Gestión.
¿Qué puedo hacer? 1. Diligencia el informe del mes: hallazgos, dificultades, balance de articulación, metas del contrato con su avance, registro fotográfico y anexos. 2. Pulsa Notificar para enviarlo a revisión del coordinador. Necesitas tener tu firma cargada (Mi cuenta → Mi Firma); si no la tienes, el sistema te llevará a subirla. 3. El coordinador lo Aprueba (queda con las dos firmas y se genera el PDF oficial) o lo Rechaza con observaciones obligatorias; si te lo rechazan, corrígelo y vuelve a notificarlo. 4. Al aprobarse, el sistema crea automáticamente el informe del mes siguiente en borrador y envía el PDF por correo. 5. Los informes aprobados pueden subirse a SharePoint con el botón correspondiente (se sube el informe completo con todos sus datos).
Cada cambio de estado queda registrado en el historial del informe, con fecha, usuario y observaciones.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Coordinadores (evalúan) y contratistas (confirman).
¿Dónde está? Mi Panel → Evaluaciones.
¿Qué puedo hacer? 1. El coordinador diligencia la evaluación (formato MPA-01-F-03-1): iniciativa, calidad del trabajo, relaciones interpersonales, motivación, principios y políticas institucionales, servicios no conformes, fortalezas y aspectos por mejorar. 2. Pulsa Notificar para enviarla al contratista, quien la revisa y confirma su acuerdo con la calificación. 3. Al Aprobar, queda con fecha de aprobación y ambas firmas. 4. Si la calificación lo amerita, se registra un Plan de Mejoramiento con compromisos, fechas límite y seguimiento hasta su cierre. 5. El PDF de la evaluación incluye código QR de verificación y pie con fecha y hora local. La marca de agua "APROBADA" solo aparece cuando la evaluación está realmente aprobada — un PDF impreso antes de la aprobación no la lleva.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Talento Humano (gestión interna) y público general (postulación, sin necesidad de usuario).
¿Dónde está? Interno: menú Talento Humano → Vacantes. Público: página "Trabaje con Nosotros" del sistema.
¿Qué puedo hacer? 1. TH crea la vacante con su código de convocatoria, cargo, cantidad de vacantes, fechas, términos de referencia y perfil requerido. 2. Los interesados se postulan desde la página pública: el sistema verifica su documento; si ya existe en el sistema usa sus datos, y si no, crea su registro básico. 3. Reglas: solo se puede postular a convocatorias activas y dentro de la fecha límite; una misma persona no puede postularse dos veces a la misma vacante. 4. Cada nueva postulación notifica por la campanita a todo el equipo de TH, que gestiona el estado del aspirante (postulado → seleccionado) y registra las pruebas aplicadas.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? El aspirante que se acaba de postular (sin necesidad de usuario) y Talento Humano (evaluación interna).
¿Dónde está? Público: aparece un botón "Completar formulario de selección" en la pantalla de confirmación justo después de postularse. Interno: menú Talento Humano → Vacantes → detalle de la vacante, columna "Formulario" y botones "Evaluar" / "Excel" en la tabla de aspirantes.
¿Qué puedo hacer como aspirante? 1. Desde la pantalla de "¡Postulación enviada!", pulsa "Completar formulario de selección" (puedes hacerlo en el momento o más tarde, guardando el enlace). 2. Confirma tu número de documento y fecha de nacimiento para acceder. 3. Diligencia el formulario, dividido en 5 secciones: información personal, información familiar, formación académica, experiencia laboral y competencias personales/laborales. Puedes agregar varias formaciones y experiencias con el botón "+ Agregar". 4. Los datos de salud (estado de salud, tratamientos médicos, alergias) son opcionales y confidenciales: el sistema lo indica con un aviso destacado, y solo el equipo de Talento Humano puede consultarlos. 5. Debes marcar la casilla de autorización de tratamiento de datos personales antes de poder guardar. 6. Una vez guardado, puedes seguir editando tu formulario mientras Talento Humano no lo haya evaluado. Después de evaluado, queda en solo lectura.
¿Qué hace Talento Humano? 1. En el detalle de la vacante, el aspirante aparece marcado como "Pendiente", "Completo" o "Evaluado" según el estado de su formulario. 2. Con "Evaluar" se revisa en modo lectura todo lo diligenciado por el aspirante (la sección de salud aparece resaltada como confidencial), se confirma la verificación de referencias de cada experiencia laboral declarada, y se registra la recomendación de vinculación (Sí/No) junto con el concepto profesional. 3. Con "Excel" se descarga el formulario diligenciado en el formato oficial MPA-01-F-02-2 (2 hojas: el formulario completo y el detalle ampliado de experiencia laboral con la confirmación de referencias).
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Administradores.
¿Dónde está? Menú Proyectos → detalle de un programa → pestaña Contratistas → botón "Exportar Base de Datos Contratistas".
¿Qué puedo hacer? 1. Descarga un Excel con los 95 campos de todos los contratistas del programa: datos del contrato, de la persona (incluido tipo de documento, género y municipio de residencia), afiliaciones (EPS, ARL, fondo de pensión, caja de compensación) y hasta dos otrosíes por contrato (Otrosí 1 y Otrosí 2, según el número de otrosí registrado). 2. Los encabezados están en la primera fila del archivo — puedes filtrar, ordenar o editar directamente en Excel. 3. Este mismo archivo (sin cambiar el orden de las columnas) es el que se usa para Importar Contratistas: puedes exportar, corregir datos masivamente en Excel, y volver a subirlo para actualizar.
Última actualización: Agosto 2026
¿Quién puede usarlo? Administradores.
¿Dónde está? Menú Proyectos → detalle de un programa → pestaña Contratistas → botón "Importar Contratistas".
¿Qué puedo hacer? 1. Sube un Excel con la misma estructura del archivo de exportación (95 columnas, encabezados en la fila 1). 2. El sistema valida cada fila sin guardar nada todavía y muestra una vista previa con: - Filas listas para importar, indicando si se crea un contrato nuevo o se actualiza uno existente (según el número de contrato), y si la persona asociada es Nueva o Existente. - Filas con errores bloqueantes (en rojo), que no se importarán: por ejemplo documento vacío, cargo inexistente, fechas inválidas, valor de honorarios inválido, o una persona nueva sin los datos mínimos para crearla (ver abajo). - Filas con advertencias (en amarillo) que sí se importan pero con algún dato secundario vacío: por ejemplo una EPS o un municipio que no coincide exactamente con el catálogo. 3. Al confirmar, solo se importan las filas válidas; las que tienen errores quedan sin tocar para que corrijas el Excel y las subas de nuevo si lo necesitas.
Creación automática de la persona: si el número de documento no existe en el sistema, la importación puede crear la persona automáticamente siempre que el Excel traiga diligenciadas las 3 columnas nuevas: - TIPO DE DOCUMENTO (por ejemplo "Cédula de Ciudadanía" o el código "CC") - GÉNERO ("Masculino"/"Femenino"/"Entidad" o "M"/"F"/"E") - MUNICIPIO DE RESIDENCIA (debe coincidir con un municipio ya registrado en el sistema)
Si falta alguno de estos 3 datos y la persona no existe, la fila se bloquea indicando exactamente cuál falta. Si la persona ya existe por documento, estas 3 columnas se ignoran por completo — nunca sobrescriben los datos de una persona ya registrada. El nombre completo de la columna NOMBRE se divide automáticamente en nombres y apellidos (las últimas una o dos palabras se toman como apellidos); si el resultado no queda como esperas, edita la persona manualmente después de importar.
Otras cosas importantes a tener en cuenta: - El número de contrato es único en todo el sistema, no solo dentro del programa. Si el Excel trae un número de contrato que ya pertenece a otro programa, esa fila se bloquea con un error explicativo — no se reasigna automáticamente. - Los otrosíes no se importan por este medio; para crearlos en lote usa el botón "Otrosí Masivo".
Última actualización: Agosto 2026
¿Quién puede usarlo? Profesionales que solicitan, aprobadores y equipo administrativo.
¿Dónde está? Menú Administrativa → Solicitudes.
¿Qué puedo hacer? 1. Crea la solicitud indicando tipo (Compra, Viáticos, Mantenimiento o Anticipo), empresa, unidad de servicio, fecha de entrega deseada, profesional que solicita, profesional administrativo y aprobador. El número de solicitud es un consecutivo automático. 2. Agrega los ítems: producto del catálogo o producto genérico (si aún no existe en el catálogo), con cantidad, unidad de medida, observación y anexos si aplica. 3. Pulsa Notificar para enviarla al aprobador (correo + campanita). 4. El aprobador la Aprueba o Rechaza. Al aprobar: se avisa al equipo administrativo para su gestión; si la solicitud requiere diseño del área de Comunicaciones, también se les notifica; y si la unidad de servicio tiene activadas las notificaciones, se avisa a su coordinador. 5. La solicitud avanza luego a Atendida (con orden de compra) y Entregada (con acta de entrega).
Todos los cambios quedan en la trazabilidad de la solicitud.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Equipo administrativo autorizado (el acceso a órdenes está restringido por rol).
¿Dónde está? Menú Administrativa → Órdenes, o el botón "Nueva orden" desde una solicitud aprobada.
¿Qué puedo hacer? 1. Genera la orden desde la solicitud: hereda automáticamente la empresa, la fecha de entrega y la observación de la solicitud, y su número es un consecutivo automático. 2. Completa proveedor, rubro presupuestal e ítems con precios; el sistema calcula subtotal, IVA, retenciones, descuentos y total. Registra el número de factura cuando exista. 3. Notificar la envía al aprobador; Aprobar o Rechazar avisan por correo y campanita al equipo administrativo. Aprobaciones y rechazos quedan además en el registro de auditoría. 4. Con la orden aprobada se registra la evaluación del proveedor y el ingreso del material a bodega. 5. El PDF de la orden incluye el valor en letras.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Equipo administrativo.
¿Dónde está? Menú Administrativa → Ingresos.
¿Qué puedo hacer? 1. Registra la llegada del material comprado: orden de compra asociada, proveedor, bodega, factura (número, valores y estado de pago) y el soporte escaneado. 2. Agrega los ítems recibidos con cantidad, precio y estado (nuevo/usado). 3. Al aprobarse, el ingreso alimenta automáticamente el stock de cada producto en la bodega correspondiente.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Equipo administrativo (entrega) y profesionales de las unidades (reciben).
¿Dónde está? Menú Administrativa → Entregas.
¿Qué puedo hacer? 1. Crea el acta desde la solicitud de compra: unidad de servicio/proyecto, bodega, profesional que entrega y profesional que recibe. 2. Agrega los ítems a entregar (tomados de la solicitud); al entregarse todos los ítems, la solicitud pasa a Entregada. 3. El acta pasa por Notificada (avisa al que recibe para su revisión) y Aprobada o Rechazada (avisa al que entrega). Las salidas de material descuentan automáticamente el stock. 4. Puedes adjuntar el soporte del acta firmada.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Equipo administrativo y Talento Humano.
¿Dónde está? Menú Administrativa → Inventario / Actas de Asignación. También desde la ficha del contratista.
¿Qué puedo hacer? 1. Asigna elementos de inventario (equipos, bienes) a un contratista mediante un acta de asignación: usa el buscador de ítems para agregarlos. 2. Cada elemento queda con estado Asignado o Prestado hasta que se registre su devolución — el detalle del acta permite marcar la devolución en el momento, sin salir de la pantalla. 3. Imprime el acta en la plantilla Excel oficial (MPA-03-F-01-7) para la firma física. 4. Los elementos sin devolver generan un recordatorio diario por la campanita al equipo de TH, y se controlan también al tramitar el acta de entrega de cargo cuando un contratista se retira.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Administradores, equipo administrativo y, según el tablero, Financiera, Calidad o Talento Humano.
¿Dónde está? Menú Reportes y Dashboards → sección Administrativa.
¿Qué puedo hacer? 1. Dashboard de Compras: filtra por fechas de entrega, estado, tipo, proveedor, unidad de servicio, profesional administrativo y empresa. Muestra tarjetas de totales, gráficos por estado y por profesional, y la tabla de solicitudes y órdenes (incluye el profesional que solicita y el número de factura). Exporta a Excel y consulta los ítems solicitados con los mismos filtros. 2. Stock de Productos: existencias actuales por producto y por bodega. 3. Dashboard de Inventario: revisión de consistencia del inventario (entradas, salidas y existencias esperadas por bodega).
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Equipo de Calidad (gestión). Cualquier persona puede radicar una PQRSF desde el formulario público, sin usuario.
¿Dónde está? Menú Calidad → PQRSF. Formulario público: página "/pqrsf/" del sistema (también llegan radicaciones desde el formulario web externo).
¿Qué puedo hacer? 1. Radica la solicitud: tipo (Petición, Queja, Reclamo, Sugerencia, Felicitación o Denuncia), datos del solicitante, programa, municipio y descripción. El número de radicación (PQRSF-año-consecutivo) se genera automático. 2. Regla especial: las de tipo Felicitación se cierran automáticamente al radicarse — no requieren trámite. 3. Calidad asigna un profesional responsable (recibe aviso por la campanita), quien registra la respuesta; al cerrarla, se avisa a quien la registró en el sistema. 4. Estados: Abierta → En Trámite → Cerrada. Imprime el PDF de la PQRSF con su código de verificación. 5. Dashboard PQRSF con filtros por fechas, programa, municipio, profesional, tipo y estado, gráficos por tipo/estado y exportación.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Calidad, coordinadores y Talento Humano.
¿Dónde está? Menú Calidad → Servicios No Conformes (también se puede generar desde un seguimiento de campo CDI).
¿Qué puedo hacer? 1. Reporta la no conformidad: contratista involucrado (recibe aviso por la campanita), clasificación, descripción, acción a seguir y fecha límite de respuesta. Puedes adjuntar fotos y anexos. 2. El contratista registra su respuesta; Calidad registra el seguimiento y cierre, y finalmente la verificación (V.B.). 3. Cómo se lee el estado: una salida no conforme está Abierta mientras no tenga cierre; queda Cerrada cuando se diligencia el cierre (esto avisa a quien la reportó); y Verificada cuando tiene el visto bueno final. No hay un botón de "cambiar estado": el estado refleja lo que ya esté diligenciado. 4. El Dashboard SNC muestra el panorama por clasificación, estado y contratista; el PDF incluye código de verificación.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Equipo de Financiera y administradores.
¿Dónde está? Menú Financiera y Reportes y Dashboards → sección Financiera.
¿Qué puedo hacer? 1. Pagos a Contratistas: registra y gestiona los pagos; el comprobante PDF incluye las firmas del contratista y del coordinador que aprueba y el valor en letras. 2. Informes de Terreno y Autorizaciones de Pago: dashboards con sus filtros para seguimiento del ciclo financiero. 3. Los datos bancarios usados en los pagos se toman de las cuentas registradas en la ficha de cada persona (ver Ficha de Persona).
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Talento Humano y administradores.
¿Dónde está? Menú Talento Humano → Contratos → ficha del contratista.
¿Qué puedo hacer? 1. Edita los datos personales completos: identificación, contacto, dirección, seguridad social (EPS, ARL, fondo de pensión) y cuentas bancarias (usadas por Financiera para los pagos). 2. Consulta los contratos de la persona, sus funciones/metas, actas de asignación de inventario y acta de entrega de cargo.
Última actualización: Julio 2026
¿Quién puede usarlo? Cualquier persona, sin usuario ni contraseña.
¿Dónde está? Escaneando el código QR impreso en los PDF oficiales (evaluaciones de desempeño, actas, seguimientos, PQRSF…), o escribiendo la dirección de verificación que aparece en el pie del documento.
¿Qué puedo hacer? 1. Confirmar que un documento fue generado realmente por el sistema: la página muestra el tipo de documento, la fecha de generación y quién lo generó (nunca el contenido). 2. El pie del PDF muestra el código de verificación y la fecha y hora local de Colombia de generación. 3. Importante: la marca de agua "APROBADA" solo aparece en el PDF cuando el documento tiene realmente ese estado — si alguien imprime el documento antes de la aprobación, saldrá sin marca de agua y con las firmas pendientes.
Última actualización: Julio 2026
La gestión de usuarios (crear cuentas, asignar roles, restablecer
contraseñas, inactivar), los catálogos del sistema (EPS, ARL, fondos
de pensión, cajas de compensación, bancos), la configuración de
SharePoint, la auditoría y el monitor del servidor son
exclusivos del rol Administrador y están documentados por separado en el
Manual del Administrador (MANUAL_ADMINISTRADOR.md). Si necesitas
una cuenta nueva, un cambio de rol o una contraseña temporal, contacta a
tu administrador del sistema.
Última actualización: Julio 2026